Vous perdez votre temps précieux dans les tâches administratives ? Avez-vous déjà pensé à adopter une autre approche ? Il est grand temps d’y réfléchir.
Dans cet article, nous comparons Excel et Visma Bouwsoft, sur la base de retours concrets d’entrepreneurs de la construction qui utilisent ces programmes pour leur administration. Comment établissent-ils les devis ? Comment le post-calcul est-il réalisé ? Comment font-ils le suivi des paiements ?
Découvrez les conclusions de vos collègues.
Contenu de cette page :
- Etablissement de devis
- Post-calcul: visibilité de la rentabilité de vos projets
- Consultation de vos documents et données
- Suivi des paiements
- Formation
- Concusion... Oui est le gagnant?
1. Établissement de devis
Établissement de devis dans Excel
Tous les entrepreneurs du bâtiment doivent établir des devis. Comment le faire de la manière la plus efficace ? Souvent, le même type de calculs revient. Le copier-coller est assez simple dans Excel :
- Il utilise des formules pour effectuer les calculs.
- Rechercher les derniers prix appliqués et taux corrects de TVA est chronophage.
- L’entrepreneur vérifie souvent à deux fois avec une calculatrice pour ne laisser aucun doute.
Établissement de devis dans Bouwsoft
Vous pouvez utiliser vos propres modèles dans Visma Bouwsoft pour l’établissement de vos devis.
- Les prix des matériaux de construction et taux corrects de TVA sont affichés dans la bibliothèque. Le fournisseur le moins cher pour un produit en particulier est également indiqué.
- Les tarifs des services et des produits sont consultables dans la bibliothèque, ainsi qu’un récapitulatif de vos marges et réductions sur les matériaux. Il vous suffit d’indiquer le nombre d’heures ou de mètres carrés et le tour est joué.
- Les calculs en soi sont également très intelligibles, vous permettant d’être sûr à 100 % du résultat.
La plateforme des matériaux de Visma Bouwsoft vous permet de relier les listes de prix de vos fournisseurs directement au logiciel.
- Les listes de prix sont systématiquement à jour grâce à la liaison avec votre fournisseur.
- Les bons de commande créés dans Visma Bouwsoft peuvent être directement transmis à la boutique en ligne des fournisseurs.
- Jetez un œil à notre page des liaisons pour découvrir les fournisseurs, logiciels de comptabilité et bien d’autres éléments avec lesquels nous sommes actuellement liés.
Je peux maintenant récupérer mes données client et tenir à jour les devis et factures en quelques clics - Bart Vanneste - EBV Elektricité
2. Post-calcul: visibilité de la rentabilité de vos projets
Il est capital d’avoir une vision de vos coûts et revenus des projets. Cela vous permet d’optimiser vos projets à l’avenir et de maximiser votre bénéfice.
Post-calcul dans Excel
- Vous consultez vos différents documents de projet, les fusionnez dans un nouveau document et effectuez des calculs à partir de ceux-ci.
- Les documents mentionnent vos prix nets, vos prix bruts, les heures de travail, les machines utilisées et leurs heures d’exploitation, etc.
- Vous devez personnellement saisir, connaître ET vérifier vos calculs.
Post-calcul dans Visma Bouwsoft
Visma Bouwsoft ayant été conçu sur mesure pour le secteur du bâtiment, ce logiciel de construction peut faire lui-même le post-calcul.
- À l’instar d’Excel, il faut le remplir correctement au quotidien.
- La saisie de vos heures se fait facilement grâce à la Time App sur votre smartphone ou ordinateur comme Excel.
- Par contre, le traitement dans Visma Bouwsoft est plus efficace et structuré.
- Toutes les données sont regroupées par projet, ce qui permet d’avoir une bonne vision de la rentabilité de votre projet.
3. Consultation de vos documents et données
En tant qu’indépendant du bâtiment, vous menez divers travaux sur différents projets, pour différents clients.
Consultation de vos documents et données dans Excel
- Généralement, vos dossiers sont classés par nom de client ou de projet.
- En fonction de la croissance de son entreprise, il peut être difficile de s’y retrouver parmi ses documents : il existe énormément de types différents, tels que les devis, factures, bons de commande, états d’avancement, rapports journaliers, etc.
- Rechercher et retrouver ces fichiers surtout représentent un casse-tête.
Consultation de vos documents et données dans Visma Bouwsoft
Vous devez aussi créer des listes claires dans Visma Bouwsoft.
- L’avantage est qu’elles sont consultables facilement grâce à la fonction de recherche.
- Vous disposez d’un récapitulatif clair par client et par projet vous permettant de retrouver rapidement et de suivre facilement tous les différents types de documents avec une certaine logique.
- Toutes les données et tous les documents sont centralisés à un seul emplacement dans Visma Bouwsoft, et vous vous frayez facilement un chemin grâce à la fonction de recherche.
- Grâce au module de mails, il est même possible d’obtenir tous les échanges de mails avec ce client sur votre fiche client. Découvrez les possibilités de ce module de mails et de la communication client dans Visma Bouwsoft.
Avec l’application mobile sur votre smartphone, vous avez également toujours le récapitulatif de vos relations et projets à portée de main.
- Vous pouvez facilement y créer et gérer une nouvelle relation ou un nouveau projet, trouver les PDF de vos factures et devis, et bien d’autres choses encore.
- L’application mobile est disponible sur tous les smartphones et toutes les tablettes.
4. Suivi des paiements
Après planification et exécution d’un projet, l’idéal est que le client paie rapidement. Le suivi des paiements, qui sont plus ou moins rapides, représente dans tous les cas un défi.
Suivi des paiements dans Excel
- Vous avez besoin d’un récapitulatif que vous contrôlez tous les jours ou toutes les semaines en le tenant à jour, ou vous notez par écrit les délais de paiement dans votre agenda et les faites concorder avec le fichier Excel.
- Vous devez rédiger et envoyer les rappels de paiement vous-même.
Suivi des paiements dans Visma Bouwsoft
- Les factures impayées s’affichent automatiquement.
- Lorsqu’un client est en retard, un rappel vous en avertit, et le rappel de paiement pour ce client est déjà prêt à être envoyé.
- Il y a deux façons d’indiquer que quelqu’un a procédé au paiement dans Bouwsoft. Soit vous décidez d’actualiser les paiements vous-même en cochant la case une fois le paiement reçu, soit vous pouvez utiliser le module d’importation des fichiers CODA.
Visma Bouwsoft est également relié à de nombreux logiciels de comtabilité
- Jetez un œil à notre page des liaisons pour découvrir les logiciels de comptabilité avec lesquels nous sommes actuellement liés.
5. Formation
Une formation vous apprend à utiliser les outils administratifs de manière beaucoup plus efficace.
Formation dans Excel
- Elle se focalise sur l’exécution de tâches basiques : utilisation de formules, structuration de vos chiffres et formatage de vos documents.
- Elle est assez générale et non conçue spécialement pour une utilisation dans le secteur de la construction.
Formation dans Visma Bouwsoft
- Visma Bouwsoft a été spécialement conçu pour les entrepreneurs du bâtiment. Le logiciel a été conçu sur mesure pour votre secteur et vous en recevez une explication et une démonstration intégrales.
- Vous pouvez vous inscrire à une démonstration de groupe, un webinaire ou un rendez-vous personnel chez vous avec un collaborateur de Visma Bouwsoft.
- Par ailleurs, vous bénéficiez de 30 % de subsides sur les frais de formation grâce au service flamand du kmo-portefeuille.
- Des questions surviennent ultérieurement ? Notre helpdesk est toujours à votre disposition !
6. Conclusion... Qui est le gagnant?
Vous pouvez évidemment organiser votre administration avec Excel, mais il n’est pas l’outil de traitement le plus efficace. Il faut tout y conserver et suivre avec attention.
Bouwsoft répond clairement aux besoins des entrepreneurs en construction et assure un fonctionnement très efficace de tous les aspects de votre administration. De plus, Bouwsoft suit les évolutions et travaille quotidiennement à de nouveaux développements.
Vous avez des questions? Vous êtes intéressé?
Demandez une démonstration gratuite ici, appelez-nous au 050 45 40 80 ou envoyez un mail à info@bouwsoft.be. Vous aurez l’occasion de vous familiariser avec Visma Bouwsoft tout en découvrant ce que ce logiciel peut apporter à votre entreprise.