Rappel de paiement pour factures impayées : marche à suivre et modèles

Il vaut mieux prévenir que guérir en matière de factures impayées. Cela implique donc de votre part un envoi rapide et systématique de rappels de paiement concernant les factures impayées et non contestées qui sont arrivées à échéance.

Les entreprises du bâtiment n’ont cependant pas toutes une belle écrivain.

Elles font face à un tas de questions en suspens et n’en font donc souvent pas leur priorité. Quand envoyer les rappels de paiement ? Que doivent-ils inclure ? Faut-il les envoyer par mail ou par la poste ? Faut-il facturer des frais ou des intérêts ?

Ce n’est pas un secret : les entrepreneurs sont souvent confrontés à de grosses sommes impayées. Saviez-vous que cette situation entrave considérablement la croissance de votre entreprise de construction ?

Nous avons donc élaboré pour vous une marche à suivre par étapes afin d’obtenir le paiement de vos factures sans prise de tête. Grâce à des modèles qu’il suffit de copier-coller !

On vous l’assure : la plupart des entreprises du bâtiment qui respectent cette marche à suivre parviennent à obtenir le paiement de leurs factures impayées et non contestées.

Rappels de paiement : marche à suivre

La marche à suivre se fait en 3 étapes. Vous envoyez 3 rappels : 7 jours après la date d’échéance, 7 jours après le premier rappel et 7 jours après le deuxième rappel. Suivez ces délais par défaut sans y réfléchir. 

1. 1^er rappel de paiement : 7 jours après la date d’échéance, vous envoyez un mail cordial au client pour le prévenir que sa facture est impayée. Vous pouvez simplement copier et coller le modèle ci-dessous.
2. 2^e rappel de paiement : si la facture n’est toujours pas payée 7 jours après le premier rappel, envoyez un deuxième mail. Vous y ajoutez la facturation des frais de rappel. Le modèle ci-dessous donne la méthode de calcul et des exemples de montants réalistes.
3. 3^e rappel de paiement : si la facture n’est toujours pas payée 7 jours après le deuxième rappel, envoyez une lettre recommandée. Vous facturez à nouveau des frais supplémentaires. Vous communiquez au client qu’il dispose d’un délai de 3 jours ouvrables pour le paiement avant que son dossier ne soit transféré à un avocat ou une agence de recouvrement. Nous y reviendrons plus tard.

Modèle pour le 1er rappel de paiement

Envoyez ce rappel 7 jours après la date d’échéance par mail. Indiquez vos coordonnées à la place de XYZ.

Objet : 1^er rappel de paiement de la FACTURE n° XYZ

Message:

Chère cliente, cher client,

Nos services administratifs ont constaté que la facture ci-dessous reste impayée à ce jour. Il s’agit probablement d’un oubli de votre part.

Nous vous prions de bien vouloir procéder au règlement du montant de la facture impayée sur notre compte bancaire dans les 7 jours au plus tard. Vous éviterez ainsi des intérêts et des frais administratifs inutiles. Si vous avez déjà payé la facture entre-temps, veuillez ignorer la présente communication.

Nous restons joignables au n° XYZ pour tout renseignement complémentaire.

En vous remerciant par avance pour votre paiement,

Cordialement,

L’équipe XYZ
Service comptabilité

N° de facture XYZ
Date XYZ
Date d’échéance XYZ
Montant TVAC XYZ €
Montant déjà payé XYZ €
Frais 0,00 €
Montant ouvert XYZ €

1^er rappel de paiement en date du XYZ avec des frais de 0,00 €

Modèle pour le 2er rappel de paiement

Envoyez ce rappel par mail 7 jours après le premier rappel. Indiquez vos coordonnées à la place de XYZ.

Objet : 2^e rappel de paiement de la FACTURE n° XYZ

Message:

Chère cliente, cher client,

Nos services administratifs ont été surpris de constater que vous n’avez toujours pas payé la facture mentionnée ci-dessous après notre premier rappel. Le délai de paiement a maintenant largement été dépassé.

Nous vous prions instamment de procéder au règlement du montant de la facture impayée sur notre compte bancaire dans les 7 jours au plus tard.

Vous comprendrez qu’en l’absence de votre paiement, nous serons dans l’obligation de prendre des mesures supplémentaires. Cependant, nous sommes convaincus que cela ne sera pas nécessaire et que le paiement sera réglé avant celles-ci.

Si vous avez déjà payé la facture entre-temps, veuillez ignorer la présente communication.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués,

L’équipe XYZ
Service comptabilité

N° de facture XYZ
Date XYZ
Date d’échéance XYZ
Montant TVAC XYZ €
Montant déjà payé XYZ €
Frais XYZ €
Montant ouvert XYZ €

1^er rappel de paiement en date du XYZ avec des frais de 0,00 €
2^e rappel de paiement en date du XYZ avec des frais de XYZ €

Justification des frais :
Intérêts à compter de la date d’échéance : 10,00 % x 14/365 (TAEG 14 jours ) x XYZ € (montant de la facture TVAC) = XYZ €
Frais administratifs 15 €
Total des frais : XYZ € (intérêts + frais administratifs)

Total à payer : XYZ € (montant de la facture TVAC + total des frais)

Modèle pour le 3er rappel de paiement par lettre recommandée

Envoyez ce rappel par lettre recommandée 7 jours après le deuxième rappel. Indiquez vos coordonnées à la place de XYZ.

XYZ (cordonnées du client)

XYZ (vos coordonnées)

Date XYZ

Concerne : 3^e rappel de paiement de la FACTURE n° XYZ

VOTRE ATTENTION ! DERNIER RAPPEL AVANT PROCÉDURE JUDICIAIRE - RECOMMANDÉ AVEC ACCUSÉ DE RÉCEPTION

Madame, Monsieur,

Nos services administratifs ont été surpris de constater que vous n’avez toujours pas payé la facture mentionnée ci-dessous après l’envoi de notre premier et notre deuxième rappel. Le délai de paiement a maintenant largement été dépassé.

Nous vous prions instamment de procéder au règlement du montant de la facture impayée sur notre compte bancaire dans les 3 jours ouvrables au plus tard.

Si nous n’avons pas reçu le montant de la facture impayée dans les 3 jours ouvrables, nous serons dans l’obligation de vous mettre en demeure et de transmettre ce dossier à notre avocat sans délai. Tous les coûts et frais associés à cette procédure vous seront intégralement facturés. Nous sommes persuadés que vous nous éviterez de recourir à ces mesures.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués,

L’équipe XYZ
Service comptabilité

N° de facture XYZ
Date XYZ
Date d’échéance XYZ
Montant TVAC XYZ €
Montant déjà payé XYZ €
Frais XYZ €
Montant ouvert XYZ €

1^er rappel de paiement en date du XYZ avec des frais de 0,00 €
2^e rappel de paiement en date du XYZ avec des frais de XYZ €
3^e rappel de paiement en date du XYZ avec des frais de XYZ €

Justification des frais :
Intérêts à compter de la date d’échéance : 10,00 % x 21/365 (TAEG 21 jours ) x XYZ € (montant de la facture TVAC) = XYZ €
Intérêts à compter du 2^e rappel : 10,00 % x 7/365 (TAEG 7 jours ) x XYZ € (frais du 2^e rappel) = XYZ €
Frais administratifs 35 €
Total des frais : XYZ € (intérêts + frais administratifs)

Total à payer : XYZ € (montant de la facture TVAC + total des frais)

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Faire preuve de fermeté mais aussi de flexibilité

Vous avez pu constater que la marche à suivre que nous préconisons est assez ferme. Pour recouvrer une facture impayée, il est essentiel de suivre minutieusement cette marche à suivre.

Cependant, il ne faut pas perdre votre côté commercial et flexible. Par exemple, vous pouvez téléphoner à votre client entre-temps pour lui demander d’où vient le problème. Idéalement, vous pouvez l’appeler avant et après le 3^e rappel de paiement. Vous pouvez éventuellement laisser tomber les frais à titre de geste commercial, sous réserve du paiement par le client évidemment.

La facture n'est toujours pas payée. Que faire?

La situation est assez embarrassante lorsque les clients n’ont toujours pas payé après votre troisième rappel de paiement.

Nous vous recommandons de téléphoner au client avant d’entreprendre d’autres démarches, le but étant surtout d’écouter et d’essayer de comprendre pourquoi le client ne paie pas. Mettez vos émotions de côté, même si votre client les exprime. Ne faites pas de promesses au téléphone.

Vous comprenez dorénavant mieux la raison pour laquelle votre client est incapable de payer ? Vous pouvez en tenir compte dans votre décision pour les démarches suivantes. Peut-être avez-vous des raisons de penser que votre client ne pourra jamais payer...

Avocat ou agence de recouvrement?

Pour contraindre la partie à payer, vous avez le choix entre un avocat ou une agence de recouvrement. Généralement, les honoraires d’une agence de recouvrement sont moins élevés. Cependant, un avocat est habituellement plus efficace. Dans tous les cas, il est conseillé de demander à un avocat de rédiger une « lettre d’accompagnement » avant de procéder à une citation. Les frais associés à cette lettre sont généralement raisonnables.

Automatisation des rappels de paiement

Cette marche à suivre vous permet d’obtenir le paiement de la majorité des factures. Les nombreux retards de paiement vous demandent cependant beaucoup de temps et d’attention. Vous préfèreriez les consacrer à vos chantiers.

Avec un logiciel de construction comme Bouwsoft, vous pouvez largement automatiser le suivi des paiements.

• Liste des factures de ventes arrivées à échéance
• Importation d’extraits de compte et comptabilisation automatique des factures de vente payées
• Automatisation des rappels de paiement
• Facturation des intérêts et frais administratifs par défaut

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