Betalingsherinnering van onbetaalde facturen: aanpak met voorbeeldbrieven

We schreven al dat je onbetaalde facturen beter kan voorkomen dan genezen. Dat betekent snel en systematisch betalingsherinneringen sturen voor onbetaalde en niet geprotesteerde facturen die hun vervaldatum hebben bereikt.

Maar de meeste aannemers zijn geen grote brievenschrijvers.

Ze zitten met een heleboel onbeantwoorde vragen zodat ze er vaak geen werk van maken. Wanneer betalingsherinneringen sturen? Wat moet daarin staan? Via e-mail of brief? Moet je kosten of interesten aanrekenen?

Niet verwonderlijk dat aannemers vaak grote bedragen onbetaald hebben openstaan. Wist je dat dat een grote hinderpaal is voor de groei van je bouwonderneming?

Daarom schreven we voor jou een aanpak waarmee je facturen stap voor stap en zonder kopzorgen betaald kan krijgen. Met voorbeeldbrieven die je zo kan kopiëren!

Wees gerust: de meeste aannemers die deze aanpak volgen krijgen hun onbetaalde en niet geprotesteerde facturen uiteindelijk wel betaald.

Betalingsherinneringen stappenplan

De aanpak is een drietrapsraket. Je stuurt 3 herinneringen: 7 dagen na de vervaldatum, 7 dagen na de eerste herinnering en 7 dagen na de tweede herinnering. Doe dat standaard. Je hoeft er niet over na te denken. 

1. Betalingsherinnering 1: 7 dagen na de vervaldatum stuur je de klant een vriendelijke e-mail waarin je hem attent maakt op de onbetaalde factuur. Je kan gewoon de voorbeeldtekst hieronder kopiëren en gebruiken.
2. Betalingsherinnering 2: is de factuur nog niet betaald 7 dagen na de eerste herinnering, dan stuur je een tweede mailtje. Daarin reken je ook kosten aan voor de herinnering. In de voorbeeldtekst hieronder vind je de berekeningswijze en realistische voorbeeldbedragen.
3. Betalingsherinnering 3: is de factuur nog niet betaald 7 dagen na de tweede herinnering, dan stuur je een aangetekende brief. Daarin reken je opnieuw extra kosten aan. Je geeft de klant nu 3 werkdagen om te betalen voor je het dossier bezorgt aan een advocaat of incassobureau. Daarover straks meer.

Betalingsherinnering 1 voorbeeldtekst

Verstuur deze herinnering per e-mail 7 dagen na de vervaldatum. Vervang XYZ door uw gegevens.

Onderwerp: Betalingsherinnering 1 van FACTUUR nr. XYZ

Bericht:

Beste klant,

Wij merkten op in onze administratie dat onderstaande factuur tot op heden nog openstaat. Wellicht gaat het hier om een vergetelheid.

Mogen wij u vriendelijk verzoeken ten laatste binnen de 7 dagen het openstaande factuurbedrag op onze bankrekening over te schrijven. Zo vermijdt u onnodige intresten & administratiekosten. Mocht u de factuur ondertussen reeds hebben betaald, gelieve dit schrijven dan als nietig te aanschouwen.

Bij verdere vragen, aarzel niet ons te contacteren op het nr. XYZ.

Dank bij voorbaat voor uw betaling,

Vriendelijke groet,

Team XYZ
Boekhouding

Factuurnr. XYZ
Datum XYZ
Vervaldatum XYZ
Bedrag incl. btw € XYZ
Reeds betaald € XYZ
Kosten € 0,00
Openstaand € XYZ

Betalingsherinnering 1 op datum XYZ met kost € 0,00

Betalingsherinnering 2 voorbeeldtekst per e-mail

Verstuur deze herinnering per e-mail 7 dagen na de eerste herinnering. Vervang XYZ door uw gegevens.

Onderwerp: Betalingsherinnering 2 van FACTUUR nr. XYZ

Bericht:

Beste klant,

Tot onze verbazing is uit onze administratie gebleken dat onder vermelde factuur na onze eerste herinnering nog steeds niet door u is voldaan. De betalingstermijn is hiermee ruim overschreden.

Wij verzoeken u met klem om uiterlijk binnen de 7 dagen na heden het openstaande factuurbedrag op onze bankrekening over te schrijven.

U zal begrijpen dat we bij het uitblijven van uw betaling genoodzaakt zullen zijn verdere stappen te ondernemen. We zijn er evenwel van overtuigd dat dit niet nodig zal zijn en kijken uw betaling tegemoet.

Mocht u de factuur ondertussen reeds hebben betaald, gelieve dit schrijven dan uiteraard als nietig te aanschouwen.

Hoogachtend,

Team XYZ
Boekhouding

Factuurnr. XYZ
Datum XYZ
Vervaldatum XYZ
Bedrag incl. btw € XYZ
Reeds betaald € XYZ
Kosten € XYZ
Openstaand € XYZ

Betalingsherinnering 1 op datum XYZ met kosten € 0,00
Betalingsherinnering 2 op datum XYZ met kosten € XYZ

Uitleg kosten:
Rente vanaf vervaldatum: 10,00% x 14/365 (JKP 14 dagen) x € XYZ (factuurbedrag incl. btw) = € XYZ
Administratiekost € 15
Totale kosten: € XYZ (rente + administratiekost)

Totaal te betalen € XYZ (factuurbedrag incl. btw + totale kosten)

Betalingsherinnering 3 voorbeeldtekst per aangetekende brief

Verstuur deze herinnering per aangetekende brief 7 dagen na de tweede herinnering. Vervang XYZ door uw gegevens.

XYZ (klantgegevens)

XYZ (jouw gegevens)

Datum XYZ

Betreft: Betalingsherinnering 3 van FACTUUR nr. XYZ

AANDACHT! LAATSTE HERINNERING VOOR GERECHTELIJKE PROCEDURE - AANGETEKEND MET HANDTEKENING RETOUR

Geachte heer, Geachte mevrouw,

Tot onze verbazing is uit onze administratie gebleken dat onder vermelde factuur na het versturen van een eerste en tweede herinnering nog steeds niet door u is voldaan. De betalingstermijn is hiermee ruim overschreden.

Wij verzoeken u met klem om uiterlijk binnen de 3 werkdagen na heden het openstaande factuurbedrag op onze bankrekening over te schrijven.

Mochten wij het openstaand factuurbedrag binnen de 3 werkdagen niet hebben ontvangen. dan zullen wij genoodzaakt zijn u in gebreke te stellen en maken wij dit dossier zonder verder verwijl over aan onze raadsheer. Alle kosten die hieraan verbonden zijn, zullen geheel voor u in rekening komen. In het vertrouwen dat u het zover niet zult laten komen.

Hoogachtend,

Team XYZ
Boekhouding

Factuurnr. XYZ
Datum XYZ
Vervaldatum XYZ
Bedrag incl. btw € XYZ
Reeds betaald € XYZ
Kosten € XYZ
Openstaand € XYZ

Betalingsherinnering 1 op datum XYZ met kosten € 0,00
Betalingsherinnering 2 op datum XYZ met kosten € XYZ
Betalingsherinnering 3 op datum XYZ met kosten € XYZ

Uitleg kosten:
Rente vanaf vervaldatum: 10,00% x 21/365 (JKP 21 dagen) x € XYZ (factuurbedrag incl. btw) = € XYZ
Rente vanaf herinnering 2: 10,00% x 7/365 (JKP 7 dagen) x € XYZ (kosten herinnering 2) = € XYZ
Administratiekost € 35
Totale kosten: € XYZ (rente + administratiekost)

Totaal te betalen € XYZ (factuurbedrag incl. btw + totale kosten)

Spendeer jij liever je vrije tijd aan administratie of met je gezin?
Bereken hoeveel tijd jij kunt winnen en hoe!

Strikt en toch flexibel

Je merkt dat de aanpak die we aanraden erg strikt is. Om je facturen betaald te krijgen, is het belangrijk om de aanpak ook strikt te volgen.

Maar dat mag je niet beletten om daarnaast ook commercieel en flexibel te zijn. Zo kan je tussendoor de klant eens opbellen om te vragen wat het probleem is. De beste momenten om te bellen zijn voor en na betalingsherinnering 3. Als commerciële geste kan je de kosten eventueel laten vallen, op voorwaarde natuurlijk dat de klant betaalt.

Factuur nog altijd niet betaald. Wat nu?

Vervelend als klanten nog altijd niet betaald hebben na je derde betalingsherinnering.

Een telefoontje naar de klant is wel aan te raden voor je verdere stappen neemt. Je bedoeling is vooral om te luisteren en te begrijpen waarom de klant niet betaalt. Probeer zelf niet emotioneel te reageren, ook al doet je klant dat wel. Doe geen beloftes aan de telefoon.

Heb je iets geleerd over de reden waarom de klant niet betaalt? Dan kan je dit betrekken in je beslissing om verdere stappen te nemen. Misschien heb je wel redenen om aan te nemen dat je klant nooit zal kunnen betalen.

Advocaat of incassobureau?

Je kan kiezen tussen een incassobureau en een advocaat om betaling te laten afdwingen. Een incassobureau werkt doorgaans goedkoper. Maar een advocaat heeft doorgaans betere slaagkansen. Een advocaat laat je sowieso het beste eerst een ‘begeleidende brief’ schrijven voor je tot dagvaarding overgaat. De kosten van zo’n brief vallen meestal goed mee.

Betalingsherinneringen kan je automatiseren

Met deze aanpak krijg je zo goed als alle facturen uiteindelijk betaald. Maar heb je veel late betalers dan kan er ook veel tijd en aandacht in kruipen. Die besteed je natuurlijk liever aan je werven.

Met bouwsoftware zoals Bouwsoft kan je de betalingsopvolging voor een groot stuk automatisch laten verlopen.

• Overzichten krijgen van vervallen verkoopfacturen
• Importeren van rekeninguittreksels en automatisch afboeken van betaalde verkoopfacturen
• Betalingsherinneringen automatisch laten opstellen
• Standaard intresten en administratiekosten aanrekenen

Benieuwd hoe onze bouwsoftware je nog meer tijd kan besparen?

Bekijk alle functionaliteiten van onze administratieve software, of vraag een gratis demo aan (live of online).