Onze maatschappij laat zich de voorbije decennia kenmerken door allerlei technologische en digitale vernieuwingen. Ook voor ondernemers in de bouwsector heeft dit zijn gevolgen. Laptop, tablet en smartphone zijn onmisbaar geworden voor de moderne vakman. Op administratief vlak zijn er vandaag heel wat mogelijkheden om je bedrijfsprocessen efficiënter te organiseren in bouwsoftware en -tools.
We stellen je graag Michael Meulemans voor, zaakvoerder van Miller Heating, gespecialiseerd in schouwrenovatie en verwarming. Miller Heating is een jong, snelgroeiend bedrijf en Michael heeft er z’n missie van gemaakt om zijn bedrijf binnen het jaar volledig te digitaliseren.
Hij experimenteert met tal van digitale tools en platformen en is een voortrekker op gebied van efficiënt werken. Een ideale bron van inspiratie!
Snelle groei
Michael is nu 27 en begon op z’n 16e deeltijds te werken bij Sannygas, het bedrijf van z’n vader dat gespecialiseerd is in verwarming en sanitair. Op z’n 18e werd hij ook vennoot bij Sannygas en sinds het voorjaar van 2018 is hij zich meer en meer gaan richten op een eigen, nieuw project. Met Miller Heating focust hij zich voornamelijk op schouwrenovatieprojecten, wat een mooie aanvulling is op de diensten van Sannygas.
Aanvankelijk deed Michael bij Miller Heating zowel het administratieve als uitvoerende werk. Ondertussen heeft hij een team van 10 mensen uitgebouwd en is hij vooral zaakvoerder. Het bedrijf blijft een mooie groei doormaken, dus hij blijft volop rekruteren.
Een ambitieuze kerel zoals Michael wil natuurlijk zo weinig mogelijk tijd verliezen aan praktische en administratieve beslommeringen. Daarom is digitalisering voor hem zo belangrijk.
Bij Miller Heating verloopt een project als volgt…
Studie voorafgaand aan offerte
Stel, een syndicus contacteert Miller Heating om een appartementsgebouw te voorzien van de nieuwste condensatieketels. Dan gaan Michael of een van z’n medewerkers ter plaatse om de huidige situatie te bestuderen en te evalueren.
“Tijdens dit verkennend bezoek worden heel veel foto’s gemaakt. Liever 50 foto’s te veel dan 1 tekort! Als er 20 appartementen in een gebouw zijn dan nemen we foto’s in elk van die 20 appartementen, en in alle gemeenschappelijke delen. Het is daarbij essentieel dat je achteraf makkelijk kan zien waar een bepaalde foto genomen is. Dus centraliseren we alle foto’s via de smartphone in een applicatie, met een duidelijke onderverdeling in mapjes per appartement.”
“Er kunnen ook nota’s toegevoegd worden aan de foto’s. Deze worden dat automatisch naar het internet geüpload zodat ze ook direct digitaal beschikbaar zijn voor de bureaumedewerkers.”Michael – Miller Heating
Alle nodige informatie wordt tijdens 1 bezoek verzameld en elke medewerker kan deze daarna makkelijk raadplegen. Michael ontwikkelde ook handige checklists.
Wij brengen op voorhand de noden van elk project zeer goed in kaart. Hierbij maken we gebruik van een zelfgemaakte checklist: deze lijst herinnert ons eraan waar we allemaal op moeten letten.”
“Voor nieuwe medewerkers is het ook interessant om snel te leren waar zij rekening mee dienen te houden. We optimaliseren onze checklists continu waardoor het op vandaag een zeer handig werkinstrument geworden is. Zo vermijden we dat we nodeloos moeten terugkeren om nog ‘dit of dat’ te gaan herbekijken.”Michael – Miller Heating
Van bezoek tot offerte
Op basis van alle verzamelde gegevens kan Michael een goed uitgewerkte en overzichtelijke offerte opmaken.
“Als één van mijn medewerkers ter plaatse is geweest, dan kan ik op basis van zijn informatie perfect een correcte offerte opmaken. Ik hoef daardoor ook niet zelf nog eens ter plaatse te gaan. Ik probeer potentiële klanten zo goed mogelijk te informeren en maak het de mensen graag makkelijk. Ook ben ik ervan overtuigd dat ik hierdoor meer opdrachten binnenhaal. Het opmaken van offertes doe ik met mijn administratief softwarepakket Bouwsoft. Daar heb ik zelf kunnen instellen hoe ik mijn offertes er wilde laten uitzien”.
“Prijzen berekenen gaat heel eenvoudig en automatisch, en nadien kan ik ook makkelijk uitrekenen hoe succesvol een project is geweest. Dankzij het nacalculeren in Bouwsoft maak ik achteraf ook snel en makkelijk facturen.”Michael – Miller Heating
