Onze maatschappij laat zich de voorbije decennia kenmerken door allerlei technologische en digitale vernieuwingen. Ook voor ondernemers in de bouwsector heeft dit zijn gevolgen. Laptop, tablet en smartphone zijn onmisbaar geworden voor de moderne vakman. Op administratief vlak zijn er vandaag heel wat mogelijkheden om je bedrijfsprocessen efficiënter te organiseren in bouwsoftware en -tools.
We stellen je graag Michael Meulemans voor, zaakvoerder van Miller Heating, gespecialiseerd in schouwrenovatie en verwarming. Miller Heating is een jong, snelgroeiend bedrijf en Michael heeft er z’n missie van gemaakt om zijn bedrijf binnen het jaar volledig te digitaliseren.
Hij experimenteert met tal van digitale tools en platformen en is een voortrekker op gebied van efficiënt werken. Een ideale bron van inspiratie!
Snelle groei
Michael is nu 27 en begon op z’n 16e deeltijds te werken bij Sannygas, het bedrijf van z’n vader dat gespecialiseerd is in verwarming en sanitair. Op z’n 18e werd hij ook vennoot bij Sannygas en sinds het voorjaar van 2018 is hij zich meer en meer gaan richten op een eigen, nieuw project. Met Miller Heating focust hij zich voornamelijk op schouwrenovatieprojecten, wat een mooie aanvulling is op de diensten van Sannygas.
Aanvankelijk deed Michael bij Miller Heating zowel het administratieve als uitvoerende werk. Ondertussen heeft hij een team van 10 mensen uitgebouwd en is hij vooral zaakvoerder. Het bedrijf blijft een mooie groei doormaken, dus hij blijft volop rekruteren.
Een ambitieuze kerel zoals Michael wil natuurlijk zo weinig mogelijk tijd verliezen aan praktische en administratieve beslommeringen. Daarom is digitalisering voor hem zo belangrijk.
Bij Miller Heating verloopt een project als volgt…
Studie voorafgaand aan offerte
Stel, een syndicus contacteert Miller Heating om een appartementsgebouw te voorzien van de nieuwste condensatieketels. Dan gaan Michael of een van z’n medewerkers ter plaatse om de huidige situatie te bestuderen en te evalueren.
MICHAEL: “Tijdens dit verkennend bezoek worden heel veel foto’s gemaakt. Liever 50 foto’s te veel dan 1 tekort! Als er 20 appartementen in een gebouw zijn dan nemen we foto’s in elk van die 20 appartementen, en in alle gemeenschappelijke delen. Het is daarbij essentieel dat je achteraf makkelijk kan zien waar een bepaalde foto genomen is. Dus centraliseren we alle foto’s via de smartphone in een applicatie, met een duidelijke onderverdeling in mapjes per appartement."
"Er kunnen ook nota’s toegevoegd worden aan de foto’s. Deze worden dat automatisch naar het internet geüpload zodat ze ook direct digitaal beschikbaar zijn voor de bureaumedewerkers.”
Alle nodige informatie wordt tijdens 1 bezoek verzameld en elke medewerker kan deze daarna makkelijk raadplegen. Michael ontwikkelde ook handige checklists.
MICHAEL: “Wij brengen op voorhand de noden van elk project zeer goed in kaart. Hierbij maken we gebruik van een zelfgemaakte checklist: deze lijst herinnert ons eraan waar we allemaal op moeten letten."
"Voor nieuwe medewerkers is het ook interessant om snel te leren waar zij rekening mee dienen te houden. We optimaliseren onze checklists continu waardoor het op vandaag een zeer handig werkinstrument geworden is. Zo vermijden we dat we nodeloos moeten terugkeren om nog 'dit of dat' te gaan herbekijken.”
Van bezoek tot offerte
Op basis van alle verzamelde gegevens kan Michael een goed uitgewerkte en overzichtelijke offerte opmaken.
MICHAEL: “Als één van mijn medewerkers ter plaatse is geweest, dan kan ik op basis van zijn informatie perfect een correcte offerte opmaken. Ik hoef daardoor ook niet zelf nog eens ter plaatse te gaan. Ik probeer potentiële klanten zo goed mogelijk te informeren en maak het de mensen graag makkelijk. Ook ben ik ervan overtuigd dat ik hierdoor meer opdrachten binnenhaal. Het opmaken van offertes doe ik met mijn administratief softwarepakket Bouwsoft. Daar heb ik zelf kunnen instellen hoe ik mijn offertes er wilde laten uitzien".
"Prijzen berekenen gaat heel eenvoudig en automatisch, en nadien kan ik ook makkelijk uitrekenen hoe succesvol een project is geweest. Dankzij het nacalculeren in Bouwsoft maak ik achteraf ook snel en makkelijk facturen.”
Planning
Personeel inplannen gebeurt bij Miller Heating eenvoudig en overzichtelijk.
MICHAEL: “Iedere werknemer heeft een digitale agenda, en met hun tablet of smartphone hebben ze er overal toegang toe. Op de bureau, onderweg... Iedereen kan alles zien, elke medewerker heeft een kleurtje en zo plannen we hen in.”
Stockbeheer en contact met leveranciers
Stockbeheer is geen eenvoudige klus. De bijhorende processen efficiënter maken blijkt niet evident...
MICHAEL: “Ik werk met verschillende groothandels, dus zijn er telkens verschillende systemen, en daarbij horend verschillende apps om bestellingen te plaatsen. We hebben een poging gedaan om het beheer van onze stock te centraliseren in 1 systeem. Dit aan de hand van een barcodescanner en barcodes die je bij alle materialen in het magazijn hangt. De bestellingen liepen op die manier echter minder vlot en de groothandels konden niet altijd op tijd leveren."
"Ik heb wel ideeën over hoe we dit makkelijker zouden kunnen laten verlopen, maar de praktische uitwerking is heel moeilijk. Je kan wel barcodes bij elk artikel gaan hangen, maar elke groothandel heeft dan toch andere referentiecodes voor z’n producten. Dus is het eigenlijk makkelijker om met hun codes te werken, deze dan bij de materialen te hangen en daar foto’s van te maken. Als je hun referentiecodes fotografeert kan je de nodige materialen via de webshop van de groothandel bestellen.”
“Sommige fabrikanten van ketels hebben ook apps. Zo is er bijvoorbeeld de Bulex app. Daarin kan je storingscodes raadplegen en meer info krijgen over wat het probleem is met een bepaalde ketel.”
Geconnecteerd op de werf
Als Miller Heating een opdracht krijgt toegewezen en één van de teams ter plaatse de werken gaat uitvoeren, dan heeft elke medewerker een smartphone van het bedrijf bij.
MICHAEL: “Daardoor heeft iedereen ook vanop de werf toegang tot alle info, nota’s en foto’s. Ze kunnen bij elke taak afvinken wat ze al gedaan hebben, en chatberichten sturen naar elkaar of met medewerkers op de bureau. Communicatie over de werken verloopt dus heel gestroomlijnd."
“Daarnaast hebben we een ploeg die onderhoud doet. Zij hebben altijd hun tablet mee. Hierop krijgen ze vanuit Bouwsoft alle nodige werkbonnen doorgemaild."
Contacten direct bij de hand
Waar Michael of zijn medewerkers zich ook bevinden, ze hebben steeds toegang tot alle contactgegevens van klanten.
MICHAEL: “Als ik merk dat een klant niet thuis is, dan vind ik makkelijk hun contactgegevens terug in de mobiele app van Bouwsoft. Zo kan ik snel nagaan wanneer ze thuis zullen komen. Ook facturen kan ik er raadplegen per klant of project.”
Tracking van wagens en uurregistratie
MICHAEL: “In mijn webbrowser heb ik altijd ‘Kinesis’ openstaan, de app van Octa+. Onze tankkaarten zijn verbonden aan Octa+ en met hun app kan ik altijd zien wie waar is. ‘Kinesis’ zorgt voor tracking van de voertuigen aan de hand van een bakje dat ze in alle bestelwagens hebben geïnstalleerd. Zo kan ik ook goed volgen wie waar is geweest, hoeveel uren ze ergens gewerkt hebben enz. Zelfs als ik op reis ben in het buitenland kan ik via mijn smartphone zien wie waar is.”
Streven naar efficiëntie... een continu proces
Michael daagt zichzelf en z’n medewerkers graag uit om alsmaar te vernieuwen, en continu efficiënter te gaan werken.
MICHAEL: “Tegen september 2019 wil ik zo weinig als mogelijk papier gebruiken, om zo het bureauwerk te verlichten. Ik stel me graag uitdagende, maar realistische doelen. Het is de bedoeling dat in de toekomst alles digitaal en gecentraliseerd wordt opgeslagen binnen onze software. Alles, bijvoorbeeld ook mails… Stel dat een klant vragen heeft bij een bepaalde factuur of de uitgevoerde werken, dan kunnen we digitaal alle mails terugvinden, per project, per fase van het project, per appartement, enz."
"Voor alles wat we uitvoeren vragen we op voorhand goedkeuring. Als er achteraf discussie is hebben we foto’s en documenten om zaken te verduidelijken, zonder dat dit voor ons een grote administratieve rompslomp is.”
“Streven naar efficiënter werken is een continu proces van optimalisatie, maar ik kan het iedereen aanraden. Er is veel minder miscommunicatie. Daardoor heb ik minder problemen en stress. Ik ben er van overtuigd dat we onze klanten op die manier een betere service leveren en zo heb ik meer tijd om me te focussen op de verdere groei van m’n onderneming.”
