Met deze tips betalen je klanten tijdig hun facturen

Je facturen op tijd de deur uitkrijgen is 1 ding. Ze tijdig laten betalen is vaak een ander paar mouwen. Met de all-in-one administratiesoftware van Visma Bouwsoft is niet alleen je facturatie kinderspel, maar volg je alle openstaande facturen makkelijk op en verstuur je in een handomdraai betalingsherinneringen, indien nodig. Met deze tips reduceer je onbetaalde facturen tot een minimum.

Een vlotte facturatie in jouw bouwbedrijf

Investeren in administratiesoftware voor de bouw biedt heel wat voordelen. Bouwsoft is speciaal ontwikkeld voor de bouwsector en vereenvoudigt je administratie in no time. Van de prijsberekening tot het opstellen van offertes en van de planning tot de uitvoering op de werf.

Daar horen natuurlijk ook een efficiënte facturatie en opvolging bij. Het belang van juist en tijdig factureren in de bouw mag niet onderschat worden. Hoewel dit administratieve luik vaak heel wat kopzorgen met zich meebrengt, hoeft dat niet zo te zijn. Met Bouwsoft maak je makkelijk je facturen op en verzend je ze via de Bouwsoft facturatiesoftware. Hoe een correcte factuur in de bouw eruitziet, lees je in dit artikel.

Een duidelijke factuur? Sneller betaald!

Een correcte factuur betekent niet dat de klant altijd tijdig betaald. Je factuur slim opstellen met voldoende informatie helpt. Overweeg daarom volgende tips.

• Onderzoek de kredietwaardigheid van professionele klanten om verrassingen te vermijden. Dankzij de koppeling met Companyweb, krijg je meteen financieel inzicht van jouw klanten/prospecten.
• Vraag een voorschot voor de aanvang van de werken.
• Vermeld steeds een duidelijke betaaltermijn.
• Stuur tussentijdse facturen uit na het behalen van een mijlpaal.
• Factureer zo snel mogelijk na het uitvoeren van de werken.
• Overweeg eventueel om snelle betalers te belonen met een kleine korting.

Voorschot- en tussentijdse facturen zijn niet alleen interessant voor jouw bouwbedrijf, maar ook voor je klant. Zo wordt het verschuldigde bedrag opgedeeld in kleinere sommen en kan je klant deze gespreid betalen.

Voeg een QR-code toe aan je factuur

Wil je je klanten het zo makkelijk mogelijk maken om je factuur op tijd te betalen, dan helpt het toevoegen van een QR-code op de factuur. Zo moet je klant enkel de code scannen en wordt hij onmiddellijk naar de juiste betaalwijze gestuurd. Uiteraard is deze functionaliteit beschikbaar in de Bouwsoft-facturatiesoftware.

Het nut van een gestructureerde mededeling

Gebruik jij voor de mededeling van de factuur de interne projectnummers of de factuurnummers? Dat kan efficiënter. Voeg een gestructureerde mededeling toe aan je factuur en Bouwsoft doet de rest. De gestructureerde mededeling laat namelijk toe betalingen onmiddellijk en foutloos te koppelen aan de juiste factuur. Daardoor krijg je dagelijks in Bouwsoft een up-to-date overzicht van alle openstaande facturen.

Openstaande facturen opvolgen

Zijn je facturen de deur uit? Prima! Toch stopt het werk hier niet. Een goede opvolging van de betalingen is noodzakelijk voor een gezonde financiële situatie van je bouwbedrijf. Ook hierin ondersteunt Bouwsoft je volledig. Met handige rapporten en tools voor het opstellen van een betalingsherinnering én opvolgen van je openstaande betalingen.

Ook hier geldt dat transparante communicatie en een proactieve aanpak lonen. Contacteer je klant telefonisch na het uitsturen van de herinneringsfactuur. Zo vergroot je de kans op een tijdige reactie en vermijd je dat je meer drastische stappen moet ondernemen, zoals het inschakelen van een incassobureau.

Voorbeeld van een betalingsherinnering

Betalingsherinneringen, hoe pak je dit aan? In Bouwsoft, de all-in-one administratiesoftware voor de bouw, stel je makkelijk standaardteksten in voor jouw betalingsherinneringen. Zo kan je eenvoudig bepaalde herinneringen op bepaalde tijdstippen laten vertrekken. In onze andere blog “betalingsherinnering van onbetaalde facturen” vind je heel wat voorbeeldteksten terug die je kan gebruiken.