6 digitale apps die het leven van een bouwondernemer vereenvoudigen

Naast een bestelwagen vol materiaal horen ook een laptop, smartphone en 4G-dataverbinding tot de basisuitrusting van de moderne bouwprofessional. Ze zijn onmisbaar geworden voor wie graag efficiënt werkt en werfinfo correct wil bijhouden.

We laten je graag kennis maken met 6 tools die elke bouwondernemer moet kennen.

1. One Two Work

ONE TWO - WORK is een digitale tool waarmee je gepresteerde uren en gebruikte materialen overzichtelijk kan bijhouden.

Je medewerkers kunnen hun uren registreren met een barcodescanner in zakformaat. Aan ieder project wordt een werkfiche gelinkt met daarop unieke barcodes. Deze werkfiche wordt afgedrukt en door je medewerker meegenomen naar de werf. Bij het starten met werken scant de werknemer het project en na afloop wordt nogmaals de stopbarcode gescand. Zo zitten alle werkuren veilig opgeslagen in de barcodescanner.

Daarna volgt de verwerking van de gescande tijden. Deze worden vanuit de scanner via een USB-kabel in de Work-software ingelezen en daar zie je meteen de dagtotalen en weektotalen. Je krijgt rapporten van hoeveel uren jouw bedrijf voor elke klant werkte. Werknemers dienen stipt te scannen, en indien dit niet gebeurt zal je deze fouten kunnen opmerken doordat er ‘gaten’ te zien zullen zijn in de dag- en weektotalen. 

Op dezelfde manier kan je ook bijhouden hoeveel uren een machine gebruikt wordt… Je kent een barcode toe aan een bepaalde machine en bij aanvang en einde van het werken met deze machine wordt een scan gemaakt.

Ook gebruikte materialen worden vaak nog op papieren bonnen genoteerd, ook deze registratie kan je gaan uitvoeren met de barcodescanner. Je scant de code van het project in combinatie met de code van het materiaal.

2. Outsmart

Hoe frustrerend om te vernemen dat één van je werknemers werkbonnen verloren is in de drukte onderweg of op de werf… Maar je kan ze ook heel makkelijk digitaal maken en digitaal laten aftekenen door de klant, bijvoorbeeld met ‘Outsmart’.

Je medewerkers kunnen eenvoudig op een tablet raadplegen waar ze naartoe moeten, en wat er van hen verwacht wordt. Ze krijgen een routenavigatie en een overzicht van wat wel of niet moet worden afgetekend. Op het samenvattingsscherm kunnen ze de klant een overzicht tonen met de door hen gepresteerde uren en gebruikte materialen. Klanten kunnen digitaal orders en werkbonnen ondertekenen voor akkoord, en jij raakt ze nadien nooit meer kwijt.

Deze afgeronde digitale werkbonnen kunnen vervolgens met één druk op de knop richting kantoor gestuurd worden. De gegevens van de verstuurde werkbon worden automatisch omgezet in een conceptfactuur. Nog even controleren, en vervolgens kan de factuur direct richting de klant.

Elke medewerker heeft een eigen overzicht in de app, met zijn planning voor die dag of week.

Ook deze app heeft een handige optie voor tijdsregistratie. Medewerkers kunnen hun uren overzichtelijk registreren. Als ze de reistijd naar een klant aanvatten kunnen ze op start drukken, en bij aankomst op stop. Als ze ter plaatse aan de slag gaan kunnen ze opnieuw met een start- en stopfunctie registreren hoe lang ze exact gewerkt hebben. Deze info kan je nadien verwerken in je administratie.

3. Geodynamics

Wil je hier nog verder in gaan dan zijn er ook meer specifieke systemen als ‘Geodynamics’, een innovatief tracking systeem ingebouwd in de werkvoertuigen. Medewerkers kunnen met een badge aanduiden wanneer ze vertrekken naar en aankomen op een werf.

Geodynamics toont je in realtime de locatie van je medewerkers. Stel dat er een niet-geplande dringende opdracht uitgevoerd dient te worden bij een andere klant, dan kan je direct zien wie het dichtst bij is, of het meest flexibel is om de extra opdracht erbij te nemen.

Ook biedt Geodynamics inzicht in jouw tijdsbesteding of die van je werknemers. Je krijgt een realtime-overzicht van het gebruik van je voertuigen en werkuren van medewerkers, en die gegevens kunnen zo gelinkt worden aan je administratie en nacalculatie. Het gaat telkens om exact gemeten tijd- en locatiegegevens, wat interessant is wanneer je de werkelijk afgelegde routes en gepresteerde uren in rekening wil brengen.

4. Prixo

Prixo is dé tool voor capaciteitsplanning en projectplanning, voor wanneer je dus meer wil kunnen plannen dan louter wie waar, wanneer naartoe moet gaan.

Met Prixo kan je ook grotere projecten plannen, samen met de daarvoor nodige materialen en werknemers. Stel dat je binnenkort 3 werknemers naar een nieuwe werf wil sturen, dan zie je of en wanneer die 3 werknemers effectief nog vrij zijn om hen in te plannen. Ook als klanten vragen wanneer je hen zal kunnen helpen kan je dit gaan inschatten op basis van je overzicht in Prixo.

Je kan je werknemers ook bepaalde skills toekennen en hen inplannen op basis van de nodige vaardigheden voor een bepaalde taak.

Projecten kunnen overzichtelijk geraadpleegd worden en ook gepresteerde uren en materiaalgebruik kan je in Prixo registreren.

Zo heb je een sterke controle over je planning en kun je je mensen optimaal inzetten.

5. Safetysnapper

Met Safetysnapper maak je efficiënt en digitaal werfverslagen. Via je smartphone of tablet verzamel je rechtstreeks op de werf allerlei aantekeningen en foto’s, die je makkelijk online opslaat en nadien nog verder kan verwerken en opnemen in je verslagen.

Je kan zelf checklijsten beheren, items markeren, tekst toevoegen, foto’s met schetsen uploaden, enz. SafetySnapper synchroniseert je data veilig en snel tussen al je toestellen en je online opslagplaats: de cloud. Op die manier kan je met je werknemers info delen, en samen nota’s of gegevens toevoegen, waar jullie je ook bevinden. Je kan ook verantwoordelijken voor een project linken aan bepaalde info en verslagen.

Als het op de werf snel moet gaan kan je deze info en het verslag achteraf ook nog verder afwerken in de app of via je tablet of laptop.

6. Bouwsoft

Bouwsoft is all-in-one tool voor de volledige administratie van je bouwfirma. Deze bouwsoftware helpt je met je contacten, afspraken, prijsberekeningen en offertes, het gestructureerd bijhouden van documenten, facturatie, nacalculatie, analyses, enz. Je vindt alles in één centraal software pakket, specifiek afgestemd op de noden van ondernemers in de bouw.

Het opmaken van offertes voor bouwprojecten is een stiel apart en het wordt er niet gemakkelijker op. Klanten en architecten willen steeds meer transparantie over wat juist hoeveel gaat kosten. Zo gaan ze heel bewust offertes van verschillende aanbieders vergelijken.  Overzichtelijke, gedetailleerde offertes zijn dus een must.

In Bouwsoft kan je gepersonaliseerde bibliotheken aanleggen met prijzen van bouwmaterialen, technische fiches, marges en kortingen.

Complexe prijzen berekenen kan met enkele klikken, rekening houdend met de eenheidsprijs, kosten van uren, materialen, machines en eventuele onderaannemers. Als je in de software een gewenst aantal vierkante meters ingeeft krijg je te zien wat je exact nodig hebt om de opdracht uit te voeren (bijvoorbeeld bakstenen, cement, betonmolen, aantal werkuren,...), welke leverancier het goedkoopst is en wat de exacte prijs is.

Ook vaste kosten kan je duidelijk in kaart brengen om zo je vooropgestelde winst op voorhand te berekenen.

Tijdens de werfwerkzaamheden kan je jouw gepresteerde uren of die van je medewerkers eenvoudig registreren in de mobiele Bouwsoft-app op je smartphone: ‘Bouwsoft Time’, net als de gebruikte machines en materialen. Je kan er ook gestructureerd foto’s en werfverslagen bijhouden.

Na een project is het dan tijd voor de nacalculatie, om op basis van alle verzamelde gegevens dus facturen te gaan aanmaken en te gaan berekenen hoe winstgevend het project al dan niet was en hoe je hier in de toekomst beter kan op inspelen.

Per dag heb je in Bouwsoft per project een duidelijk overzicht van wie wat heeft gedaan, je krijgt een globaal overzicht van hoeveel uren er per project zijn gewerkt en wat het aandeel uren voorbereiding en transport was versus de effectief gepresteerde uren ter plaatse.

En dankzij betalingscontrole en automatische betalingsherinneringen zorg je dat je facturen op tijd betaald worden. 

Laat je apps samenwerken

Je kan Bouwsoft eenvoudig linken aan andere digitale tools zoals het digitaal beheer van werkbonnen in Outsmart, planning in Prixo, of tracking van je wagens in Geodynamics. Ook andere tools die je makkelijk hanteert op de werf, zoals Safetysnapper zijn volledig complementair. De verzamelde gegevens kunnen in Bouwsoft verder verwerkt worden. Centralisatie is bij Bouwsoft troef.

Op naar een efficiëntere bouwonderneming!