Excel vs Visma Bouwsoft: wie wint?

Gaat jouw kostbare tijd te veel naar administratieve taken? Ooit al overwogen om anders te werk te gaan? Tijd voor een kritische reflectie.

In dit artikel vergelijken we Excel en Visma Bouwsoft, op basis van concrete ervaringen van bouwondernemers die deze programma's gebruiken bij hun administratie. Hoe maken zij offertes? Hoe verloopt de nacalculatie? Hoe volgen ze hun betalingen op?

Dit zijn de conclusies van jouw collega's.

Inhoud van deze pagina:

1. Offertes maken
2. Nacalculatie: inzicht in de winstgevendheid van je projecten
3. Raadplegen van je documenten en gegevens
4. Betalingen opvolgen
5. Opleiding
6. De stand van zaken? Wie wint?

1. Offertes maken

Offertes maken in Excel

Iedere ondernemer in de bouw maakt offertes. Maar hoe kan dit op de meest efficiënte manier? Vaak moet je eenzelfde soort berekeningen uitvoeren. In Excel is copy-paste redelijk eenvoudig:

• Vaste formules waarmee de berekeningen worden uitgevoerd.
• Tijdrovend om de laatste prijzen en juiste BTW-tarieven op te zoeken.
• Vaak doet de ondernemer een dubbelcheck met rekenmachine om 100% zeker te zijn. 

Offertes maken in Bouwsoft

In Visma Bouwsoft kan je bij het maken van offertes gebruik maken van eigen sjablonen.

• Prijzen van bouwmaterialen en juiste BTW-tarieven zijn beschikbaar in de bibliotheek. Net als de goedkoopste leverancier van een bepaald product.
• Tarieven van diensten en producten zijn raadpleegbaar in de bibliotheek alsook een overzicht van je marges en kortingen op materiaal. Je geeft enkel nog het aantal uren of aantal vierkante meter in en je bent er.
• Het maken van de berekeningen zelf is ook zeer transparant waardoor je 100% zeker mag zijn van de uitkomst.

Met het materiaalplatform van Visma Bouwsoft koppel je jouw prijslijsten van leveranciers rechtstreeks met het softwarepakket.

• Steeds up-to-date prijslijsten door de koppeling met jouw leverancier.
• Aangemaakte bestelbonnen in Visma Bouwsoft kun je rechtstreeks overbrengen naar de webshop van de leveranciers.
• Neem een kijkje op onze koppelingspagina om te zien welke koppelingen wij op vandaag hebben met leveranciers, boekhoudpakketten enzovoort.

Mijn klantengegevens terugvinden & het bijhouden offertes en facturen, gaat nu in één muisklik - Bart Vanneste - EBV Elektriciteit

2. Nacalculatie: inzicht in de winstgevendheid van je projecten

Het is van groot belang om inzicht te hebben in de kosten en opbrengsten van je projecten. Zo kan je naar de toekomst toe je projecten optimaliseren en meer winst maken.

Nacalculatie in Excel

• Raadplegen van je verschillende projectdocumenten, deze samenvoegen in een nieuw document en hierop berekeningen uitvoeren.
• De documenten spreken over je nettoprijzen, brutoprijzen, werkuren, de gebruikte machines en de uren daarvan enzovoort.
• De berekeningen moet je zelf invoeren, kennen én nakijken. 

Nacalculatie in Visma Bouwsoft

Omdat Visma Bouwsoft op maat gemaakt is van de bouwsector, kan deze bouwsoftware zelf aan nacalculatie doen.

• Net zoals in Excel moet je alles dagelijks en correct invullen.
• Het ingeven van je uren kan eenvoudig via de Time app op je smartphone of op je computer zoals bij Excel.
• De verwerking in Visma Bouwsoft is efficiënter en overzichtelijker.
• Alles zit gebundeld per project waardoor het zeer eenvoudig is om inzicht te krijgen in de winstgevendheid van je project.
• Ontdek de mogelijkheden van onze nacalculatie module.

3. Raadplegen van je documenten en gegevens

Als zelfstandige in de bouw voer je diverse werken uit, aan verschillende projecten, bij verschillende klanten. 

Raadplegen van documenten en gegevens in Excel

• Meestal zijn je mappen ingedeeld op basis van de naam van de klant of het project.
• Naarmate je bedrijf groeit kan het een uitdaging worden om documenten makkelijk terug te vinden.  Dit omdat er tal van types documenten, zoals offertes, facturen, bestelbonnen, vorderingsstaten, dagrapporten enzovoort zijn.
• Vooral het zoeken naar en het terugvinden van deze bestanden kan lastig zijn.

Raadplegen van documenten en gegevens in Visma Bouwsoft

In Visma Bouwsoft moet je ook duidelijke lijsten aanleggen.

• Voordeel dat alles eenvoudig te raadplegen is dankzij de zoekmachine.
• Een duidelijk overzicht per klant en per project beschikbaar waar je alle verschillende types documenten op heel logische wijze snel terugvindt en eenvoudig kan opvolgen.
• Alle gegevens en documenten bevinden zich in Visma Bouwsoft op één centrale plaats en de zoekmachine vindt alles makkelijk terug.
• Met de emailmodule kun je zelfs alle mailverkeer met deze klant terugvinden in jouw klantenfiche. Ontdek de mogelijkheden va de e-mailmodule en klantcommunicatie in Visma Bouwsoft.

Met de mobile app heb je op jouw smartphone steeds een overzicht bij de hand van al jouw relaties en projecten.

• Je kunt er eenvoudig een nieuwe relatie of project aanmaken en bewerken, pdf's van jouw facturen en offertes terugvinden en nog zoveel meer.
• De mobile app is beschikbaar op elk smartphone toestel.